Privacybeleid
Wij repareren apparaten waar het leven van mensen op staat. Telefoons met foto's, laptops met jaren aan werk, gegevensdragers met een administratie erop. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor, op welke grondslag, wie ze ontvangt en hoe lang wij ze bewaren. Het gaat uitdrukkelijk ook over de gegevens die op uw apparaat staan, want dat is bij ons werk het gevoeligste onderdeel.
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke
4Fixing is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in dit beleid staan beschreven, behalve waar hieronder uitdrukkelijk staat dat wij verwerker zijn.
- 4Fixing, Witte de Withstraat 114H, 1057 ZG Amsterdam, Nederland
- KVK-nummer: 74516728
- BTW-identificatienummer: NL002464233B56
- E-mail: info@4fixing.com
- Telefoon: +31 6 86475803
Dit zijn dezelfde gegevens als in artikel 1.1 en 1.2 van onze Algemene Voorwaarden, en dezelfde als op onze offertes en facturen. Wij hebben geen functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld, omdat wij niet onder de gevallen vallen waarin de AVG dat verplicht stelt. Voor privacyvragen bereikt u ons dus rechtstreeks op het adres hierboven.
2. Waar dit beleid over gaat, en waarover niet
Artikel 24.1 van de Algemene Voorwaarden zegt dat 4Fixing contact-, order-, factuur-, klacht- en websitegebruiksgegevens verwerkt voor haar eigen bedrijfsmatige en wettelijke doeleinden, zoals beschreven in haar privacyverklaring. Dit is die privacyverklaring.
Artikel 24.2 zegt er meteen achteraan wat deze pagina niet doet: de privacyverklaring en het cookiebeleid vullen deze Voorwaarden aan, maar wijzigen op zichzelf niet de contractuele omvang en bepalen evenmin de privacyrollen van partijen. Leest u hier dus iets dat uw rechten of onze verplichtingen uit de Algemene Voorwaarden lijkt op te rekken of in te perken, dan is dat niet de bedoeling en gaan de Voorwaarden voor. Wie welke rol heeft wordt volgens artikel 24.3 bepaald aan de hand van de feitelijke verwerkingsactiviteit, niet aan de hand van wat een document handig zou vinden.
Cookies en vergelijkbare technieken staan niet op deze pagina. Die staan met naam, bewaartermijn en aanbieder in ons cookiebeleid, en uw keuze wijzigt u op elk moment via de link Cookie-instellingen onderaan iedere pagina.
3. De gegevens op uw apparaat
Dit is het hoofdstuk dat er bij een reparatiebedrijf het meest toe doet. Een apparaat dat u bij ons afgeeft kan een enorme hoeveelheid persoonlijke informatie bevatten, en bij Dataherstel is toegang tot opgeslagen gegevens geen bijverschijnsel maar de opdracht zelf.
3.1 Uw bestanden blijven van u
Wij nemen de inhoud van uw bestanden niet inhoudelijk door, behalve waar dat technisch noodzakelijk is, door u is toegestaan of wettelijk is vereist (artikel 13.7). Wij lezen dus niet mee in uw documenten, foto's of e-mail om te weten te komen wat erin staat.
3.2 Wanneer een technicus wel bij uw bestanden komt
4Fixing betracht redelijke zorgvuldigheid om onnodige toegang tot uw gegevens te vermijden en benadert gegevens uitsluitend waar dat redelijkerwijs nodig is voor diagnose, testen, reparatie, Dataherstel, overzetten, levering of een andere overeengekomen dienst (artikel 13.2). In de praktijk gaat het om deze situaties:
- wij starten het apparaat om te controleren of het weer werkt, en zien daarbij wat er op het vergrendelscherm of het bureaublad staat;
- wij testen een gerepareerd onderdeel waarvoor de software moet draaien, bijvoorbeeld een camera, een microfoon, een luidspreker of een aanraakscherm;
- wij controleren of de opslag wordt herkend en of het bestandssysteem leesbaar is;
- wij voeren Dataherstel uit, waarbij het uitlezen en kopiëren van gegevens de opdracht is;
- wij zetten op uw verzoek gegevens over naar een ander apparaat of een andere drager.
Bij werk aan een Apparaat beperkt 4Fixing de toegang tot het noodzakelijke en hanteert zij rechten op basis van need-to-know. Met persoonsgegevens op een Apparaat wordt uitsluitend omgegaan voor zover dat redelijkerwijs nodig is voor diagnose, testen, reparatie, herstel, levering, beveiliging en wettelijke verplichtingen (artikel 24.6).
Bij sommige diensten komen wij helemaal niet in uw account. Bij de reparatie van een MacBook-printplaat testen wij tot het inlogscherm en niet verder, zoals de pagina MacBook Data Toegang beschrijft. Blijkt onderweg dat een reparatie toch verdergaande toegang vraagt, dan stoppen wij en vragen wij u eerst schriftelijk om akkoord.
3.3 Hoe wij die toegang zo klein mogelijk houden
- wij kijken alleen naar wat de storing raakt, en niet naar de rest;
- wij maken geen kopie van uw bestanden, behalve wanneer het maken van een kopie juist de opdracht is, zoals bij Dataherstel of bij een overzetting die u vraagt;
- 4Fixing beperkt de toegang tot Apparaten, inloggegevens, herstelde gegevens en projectsystemen tot medewerkers en dienstverleners die die toegang nodig hebben en aan passende geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen zijn gebonden (artikel 25.3);
- reparatiewerk dat wordt geadverteerd als in eigen huis uitgevoerd, wordt in eigen huis uitgevoerd, tenzij u hierover wordt geïnformeerd en anders instemt (artikel 26.1). Er gaat dus geen apparaat met uw gegevens naar een onderaannemer zonder dat u dat weet.
3.4 Wat u zelf kunt doen voordat u het apparaat afgeeft
U blijft verantwoordelijk voor het bijhouden van een actuele back-up voordat u een Apparaat afgeeft, waar een back-up redelijkerwijs mogelijk is (artikel 13.1). 4Fixing garandeert niet dat gegevens intact blijven, tenzij een specifieke schriftelijke garantie wordt gegeven (artikel 13.5). Maak die back-up dus als het nog kan.
Kunt u bestanden missen tijdens de reparatie, verwijder ze dan of zet ze tijdelijk elders neer. Dat is geen voorwaarde om bij ons terecht te kunnen, het is de eenvoudigste manier om de hoeveelheid gegevens die überhaupt in onze buurt komt te verkleinen.
3.5 Inloggegevens en toegangscodes
Waar mogelijk dient u tijdelijke inloggegevens of een beperkt testaccount te verstrekken. 4Fixing vraagt geen inloggegevens op en bewaart deze niet wanneer zij voor het werk niet nodig zijn (artikel 13.3). Bij een aantal reparaties is dit helemaal niet nodig, en dan vragen wij er ook niet om, zoals paragraaf 3.2 beschrijft. Krijgen wij wel inloggegevens, dan gelden deze regels:
- wij noteren een code alleen op de werkbon van dat apparaat, niet in uw klantdossier en niet in onze e-mail;
- de code wordt verwijderd zodra het werk is afgerond en het apparaat is teruggegeven, uiterlijk zeven dagen daarna;
- inloggegevens en tijdelijke werkkopieën worden beschermd, worden in toegang beperkt en worden verwijderd of teruggegeven in overeenstemming met het overeengekomen doel, het operationele bewaarschema en het toepasselijke recht (artikel 13.8);
- wij adviseren u een tijdelijke toegangscode in te stellen en die na de reparatie te wijzigen.
Zet nooit wachtwoorden, betaalgegevens, medische informatie of verificatiecodes in het vrije tekstveld van het contactformulier of in een gewone e-mail. Moet u ons een code geven, doe dat dan mondeling of op de werkbon.
3.6 Waar herstelde kopieën terechtkomen, en hoe lang
Bij Dataherstel worden gegevens uitgelezen en weggeschreven, en dat gebeurt op werkopslag in onze werkplaats in Amsterdam of op de gegevensdrager die u ons daarvoor geeft. Wij zetten herstelde gegevens niet in een clouddienst en versturen ze niet per e-mail.
4Fixing bewaart herstelde gegevens niet langer dan nodig is voor de levering, de verificatie, de klachtafhandeling of de naleving van een wettelijke verplichting (artikel 14.8). Wij hanteren daarvoor dertig dagen na levering, zodat u de tijd heeft om te controleren of alles bruikbaar is voordat de werkkopie verdwijnt. Wilt u dat wij eerder verwijderen, zeg het dan en wij doen het meteen. Na levering bent u verantwoordelijk voor het maken en bijhouden van een veilige back-up (artikel 14.8), want die dertig dagen zijn een controlevenster en geen back-up.
3.7 Veilig verwijderen
Werkkopieën en herstelde gegevens worden gewist op een manier die terughalen met normale middelen onmogelijk maakt, en de gebruikte werkopslag wordt daarna opnieuw ingezet voor een volgende opdracht. Papieren werkbonnen met een toegangscode worden versnipperd. Een apparaat dat u bij ons achterlaat wissen wij niet uit eigen beweging, ook niet als u het lang niet ophaalt: 4Fixing verkoopt, recyclet, wist of verwijdert een niet opgehaald Apparaat niet louter omdat een ophaaltermijn is verstreken. Een dergelijke handeling vindt alleen plaats na herhaalde redelijke contactpogingen, een laatste schriftelijk bericht, het verstrijken van een redelijke laatste termijn en met inachtneming van het toepasselijke recht (artikel 16.5).
3.8 Wie er bij de inhoud van apparaten kan
Alleen de technici die aan uw apparaat werken, en de eigenaar van 4Fixing. Wij zijn een klein bedrijf, dus die kring is klein en blijft klein. Elke partij beschermt niet-openbare technische, commerciële, financiële en persoonlijke informatie die zij in verband met de Overeenkomst ontvangt en gebruikt deze uitsluitend voor het overeengekomen doel (artikel 25.1). Iedereen die toegang heeft is gebonden aan passende geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen (artikel 25.3), en die verplichtingen blijven na het einde van de Overeenkomst gelden zolang de informatie vertrouwelijk blijft of het toepasselijke recht bescherming voorschrijft (artikel 25.4).
3.9 Als wij onrechtmatig materiaal aantreffen
Wij zoeken daar niet naar. Komen wij bij het uitvoeren van de opdracht toch materiaal tegen dat vermoedelijk onrechtmatig is, dan kan daarmee worden omgegaan zoals het toepasselijke recht voorschrijft (artikel 13.7). 4Fixing mag het werk weigeren of opschorten wanneer zij redelijkerwijs ontbrekende bevoegdheid, fraude, onrechtmatige content, inbreuk op intellectuele-eigendomsrechten, misbruik van persoonsgegevens, een beveiligingsdreiging of een andere onrechtmatige of wezenlijk onveilige instructie vermoedt (artikel 5.4). Wij melden niet standaard bij een instantie, en wij besluiten daar ook niet lichtvaardig toe. Niets belet een rechtmatige melding aan een autoriteit, een toezichthouder, een rechter of een beroepsmatig adviseur (artikel 25.5).
3.10 Als er iets misgaat met de gegevens op uw apparaat
Gaat er bij ons iets mis waardoor persoonsgegevens op uw apparaat in verkeerde handen komen, verloren gaan of onbedoeld worden gewijzigd, dan informeren wij u zonder onnodige vertraging. Elke partij moet de andere partij zonder onnodige vertraging informeren over een incident met persoonsgegevens dat van belang is voor de verplichtingen van die andere partij, en meewerken aan rechtmatig onderzoek, beperking van gevolgen en meldingsplichten (artikel 24.7). Die plicht loopt dus beide kanten op.
Wij leggen het incident intern vast, beoordelen of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is en doen die melding binnen tweeënzeventig uur wanneer dat het geval is. Is het waarschijnlijk dat het incident een hoog risico voor u oplevert, dan brengen wij u ook zelf op de hoogte, in duidelijke taal en met wat u zelf kunt doen.
3.11 Zakelijke klanten en de rol van verwerker
Staan er op het apparaat of in het systeem van een Zakelijke Klant persoonsgegevens van diens eigen klanten, personeel of relaties, dan verwerken wij die niet voor onszelf maar voor die klant. Waar 4Fixing persoonsgegevens uitsluitend verwerkt op gedocumenteerde instructies van een Zakelijke Klant, mede via hosting, onderhoud of technische ondersteuning, sluiten partijen vóór aanvang van die verwerking een verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 AVG (artikel 24.4).
Die verwerkersovereenkomst gaat in op het onderwerp, de duur, de doeleinden, de categorieën persoonsgegevens, de betrokkenen, de geheimhouding, de beveiliging, de subverwerkers, de bijstand, de melding van incidenten, de teruggave of verwijdering en de auditinformatie (artikel 24.5). Treedt een derde op als subverwerker, dan gelden de toepasselijke verwerkersovereenkomst en de vereisten van de AVG (artikel 26.6).
Wij hebben hiervoor een standaardmodel. Vraag het aan via info@4fixing.com en u krijgt het toegestuurd voordat u het apparaat afgeeft. Een geheimhoudingsverklaring kan ook, los of samen met de verwerkersovereenkomst. Bij strijdigheid tussen contractuele documenten gaat een ondertekende verwerkersovereenkomst voor waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft (artikel 3.3).
Bent u Consument, dan speelt dit niet: dan zijn wij gewoon verwerkingsverantwoordelijke voor het beperkte contact- en reparatiedossier, en blijven de gegevens op uw apparaat van u. U bevestigt wel dat u eigenaar bent van het Apparaat en de gegevens, dan wel dat u voldoende bevoegdheid van de eigenaar heeft om opdracht te geven tot het werk (artikel 5.1). Dat is relevant omdat op een apparaat vaak ook gegevens van anderen staan, zoals foto's van familie of berichten van vrienden.
4. Onze verwerkingen, één voor één
Hieronder staat per activiteit welke gegevens wij verwerken, waarvoor, op welke grondslag, wie ze ontvangt en hoe lang wij ze bewaren. Alle bewaartermijnen staan ook bij elkaar in hoofdstuk 7.
4.1 Contactaanvragen via het formulier op de website
- Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer als u dat invult, soort apparaat, model, uw omschrijving van de storing, de taal van de pagina en het tijdstip van verzending.
- Doel: uw aanvraag beantwoorden en beoordelen of wij u kunnen helpen.
- Grondslag: maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, of de uitvoering daarvan. Schrijft u namens een bedrijf, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te beantwoorden.
- Ontvangers: Netsons, als aanbieder van de hosting en de mailomgeving.
- Bewaartermijn: zes maanden als er geen opdracht uit volgt, anders wordt de aanvraag onderdeel van het reparatiedossier.
Het versturen van het formulier is een aanvraag en geen reparatieopdracht. Een aanvraag verplicht 4Fixing niet de opdracht te aanvaarden of onderdelen, capaciteit of een leverdatum te reserveren (artikel 4.1 en 4.2). Een Overeenkomst komt pas tot stand wanneer u een Offerte, Reparatiebevestiging of Opdrachtomschrijving aanvaardt, op andere wijze duidelijk schriftelijk opdracht geeft om verder te gaan, of 4Fixing uitdrukkelijk verzoekt met het overeengekomen werk te beginnen (artikel 4.3).
4.2 Reparatieaanvragen per e-mail, telefoon of aan de balie
- Gegevens: naam, contactgegevens, en wat u ons vertelt over het apparaat en de storing.
- Doel: dezelfde beoordeling, via een ander kanaal.
- Grondslag: maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke aanvragen.
- Ontvangers: Netsons voor de mailomgeving. Belt u, dan verwerken wij alleen wat wij zelf noteren, want wij nemen gesprekken niet op.
- Bewaartermijn: zes maanden zonder opdracht, anders onderdeel van het reparatiedossier.
4.3 Offertes
- Gegevens: naam en contactgegevens, apparaat en model, omschrijving van het werk, prijs of prijsgrondslag, uitgangspunten en termijnen.
- Doel: u een schriftelijk voorstel doen waarin de verwachte omvang, de uitgangspunten, de prijs of de prijsgrondslag, de termijnen en de specifieke voorwaarden van het voorgestelde werk zijn vermeld (artikel 2.7).
- Grondslag: maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.
- Ontvangers: Netsons voor de verzending, en ons administratiekantoor wanneer de offerte tot een factuur leidt.
- Bewaartermijn: twaalf maanden voor een afgewezen of verlopen offerte, vijf jaar wanneer er een opdracht uit volgt.
4.4 Administratie van aangenomen reparatieopdrachten
- Gegevens: het Apparaat met de identificerende gegevens, de zichtbare staat, de meegeleverde accessoires, de gemelde storing en uw relevante instructies (artikel 10.1), plus het goedgekeurde werk, het afgesproken bedrag of de bestedingslimiet en de kwaliteit van het gebruikte onderdeel.
- Doel: de opdracht uitvoeren, en kunnen aantonen wat is afgesproken en wat is gedaan.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij bewijs voor een latere aanspraak.
- Ontvangers: geen, behalve waar hoofdstuk 5 anders vermeldt.
- Bewaartermijn: vijf jaar na afronding.
4.5 Communicatie tijdens de reparatie
- Gegevens: contactgegevens en de inhoud van berichten over voortgang, beschikbaarheid van onderdelen, verborgen schade en nieuwe goedkeuringen.
- Doel: u op de hoogte houden, en opnieuw om goedkeuring vragen wanneer verborgen schade of een wezenlijk andere storing wordt ontdekt (artikel 11.2).
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Ontvangers: Netsons voor de mailomgeving, en Meta wanneer u zelf voor WhatsApp kiest.
- Bewaartermijn: onderdeel van het reparatiedossier, dus vijf jaar na afronding.
4.6 Facturen en wettelijke boekhouding
- Gegevens: naam, adres wanneer dat op de factuur hoort, bedrijfsgegevens en btw-nummer bij zakelijke klanten, factuurregels, bedragen en betaalstatus.
- Doel: factureren en de administratie voeren die de wet ons voorschrijft.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en het nakomen van een wettelijke verplichting.
- Ontvangers: ons administratiekantoor, en de Belastingdienst waar de wet dat vereist.
- Bewaartermijn: zeven jaar, de fiscale bewaarplicht.
4.7 Diagnose van het apparaat
- Gegevens: de technische toestand van het apparaat, foutmeldingen, meetwaarden, en wat er tijdens het testen zichtbaar wordt op het scherm.
- Doel: de technische handelingen verrichten die redelijkerwijs nodig zijn om de storing vast te stellen, waaronder het openen van het Apparaat, demontage, elektrische metingen, softwarediagnose, het testen van componenten, laadtests en beperkte toegang tot systeemfuncties (artikel 10.3).
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, nadat u de diagnose hebt goedgekeurd.
- Ontvangers: geen.
- Bewaartermijn: de uitkomst gaat in het reparatiedossier, tijdelijke diagnosebestanden verdwijnen uiterlijk zeven dagen nadat het apparaat de werkplaats verlaat.
4.8 Serienummers en apparaatidentificatoren
- Gegevens: serienummer, IMEI of een vergelijkbare identificator, model en configuratie.
- Doel: het juiste apparaat aan het juiste dossier koppelen, het juiste onderdeel bestellen, en achteraf kunnen vaststellen aan welk apparaat wij hebben gewerkt.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij een sluitende administratie.
- Ontvangers: leveranciers van onderdelen, en dan uitsluitend het model of het onderdeelnummer en niet uw naam.
- Bewaartermijn: vijf jaar, als onderdeel van het reparatiedossier.
4.9 Toegangscodes en inloggegevens voor tests
- Gegevens: de toegangscode of de tijdelijke inloggegevens die u ons geeft.
- Doel: het apparaat voorbij het vergrendelscherm kunnen testen wanneer de storing anders niet te controleren is.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, beperkt tot wat het werk nodig heeft (artikel 13.3).
- Ontvangers: geen. Een code gaat nooit naar een derde en staat niet in onze e-mail.
- Bewaartermijn: verwijderd zodra het werk klaar is en het apparaat terug is, uiterlijk zeven dagen daarna.
4.10 Incidentele toegang tot de inhoud van het apparaat
- Gegevens: wat er tijdens het testen zichtbaar wordt, zoals een bestandsnaam, een melding, of een foto in een galerij die opengaat om de camera te controleren.
- Doel: vaststellen of de reparatie is geslaagd.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, binnen de grenzen van artikel 13.2 en 24.6.
- Ontvangers: geen.
- Bewaartermijn: hiervan wordt niets vastgelegd, tenzij het rechtstreeks nodig is voor het reparatiedossier.
4.11 Dataherstel
- Gegevens: alle gegevens op de betrokken gegevensdrager, dus mogelijk documenten, foto's, video's, e-mail, contacten, projectbestanden, systeemgegevens en back-upbestanden.
- Doel: gegevens uitlezen, technisch leesbaar maken, in de overeengekomen mate valideren en aan u leveren (artikel 14.2).
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Staan er gegevens van derden op, dan gebeurt dat op uw instructie en op uw bevestiging dat u daartoe bevoegd bent (artikel 5.1), en voor zakelijke klanten onder de verwerkersovereenkomst uit paragraaf 3.11.
- Ontvangers: geen. Wij besteden Dataherstel niet uit zonder u te informeren (artikel 26.1).
- Bewaartermijn: zie de volgende paragraaf.
Dataherstel is een technische dienst op basis van een inspanningsverbintenis, en geen enkele voorlopige uitspraak over de herstelbaarheid vormt een garantie (artikel 14.1). Tenzij afzonderlijk overeengekomen controleert 4Fixing leesbare steekproeven van de overdracht of de overeengekomen categorieën, niet de inhoudelijke juistheid van elk bestand (artikel 14.6). Dat laatste is ook een privacykeuze, want het betekent dat wij uw bestanden niet stuk voor stuk openen.
4.12 Herstelde bestanden en tijdelijke werkkopieën
- Gegevens: de kopie van uw gegevens die tijdens het herstel ontstaat.
- Doel: levering aan u, en een kort venster waarin u kunt controleren of het bruikbaar is.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij een controlevenster zodat een mislukte levering nog te herstellen is.
- Ontvangers: geen.
- Bewaartermijn: uiterlijk dertig dagen na levering, eerder wanneer u daarom vraagt, en daarna veilig gewist.
4.13 Garantiedossiers
- Gegevens: welk werk is verricht, welk onderdeel is gebruikt, de datum, en de looptijd van de Commerciële Garantie.
- Doel: een garantieaanspraak kunnen beoordelen. Wat de garantie dekt staat op onze garantiepagina.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij bewijs.
- Ontvangers: de leverancier van het onderdeel wanneer wij daar zelf een beroep op doen, zonder uw naam waar dat kan.
- Bewaartermijn: vijf jaar na afronding van het werk.
4.14 Klachtdossiers
- Gegevens: de Overeenkomst, het Apparaat of het project waarop de klacht ziet, uw beschrijving van het probleem, de relevante datums, de gevraagde oplossing en de redelijkerwijs beschikbare onderbouwende informatie (artikel 30.2).
- Doel: de klacht onderzoeken, en die binnen 14 dagen bevestigen of er inhoudelijk op reageren (artikel 30.4). De procedure staat op onze klachtenpagina.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij het kunnen voeren van verweer.
- Ontvangers: onze juridische adviseur en onze verzekeraar, uitsluitend wanneer een concreet dossier daarom vraagt.
- Bewaartermijn: vijf jaar na afsluiting.
4.15 Aanvragen en projecten voor digitale diensten
- Gegevens: contactgegevens, bedrijfsgegevens, de wensen die u beschrijft, en de toegangen die een project nodig heeft.
- Doel: een opdracht voor Digitale Diensten voorbereiden en uitvoeren, zoals websiteontwerp, beheer van domeinnamen, hosting, zakelijke e-mail of onderhoud (artikel 2.6).
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Ontvangers: registrars, hostingaanbieders, e-mailaanbieders, contentdistributienetwerken, analysediensten, advertentiediensten, certificaatautoriteiten, aanbieders van plug-ins en softwareplatforms, voor zover de dienst daarvan afhankelijk is (artikel 26.2).
- Bewaartermijn: de duur van de opdracht, daarna volgens de verwerkersovereenkomst, en voor de facturatie de fiscale bewaarplicht.
Wij bieden deze dienst op dit moment niet via de website aan, want er staat geen aanvraagformulier voor digitale diensten online. De artikelen 18 tot en met 23 van de Algemene Voorwaarden blijven wel gelden voor een opdracht die wij afzonderlijk afspreken.
4.16 Hosting- en onderhoudsklanten
- Gegevens: de persoonsgegevens die in het systeem van die klant staan, plus de beheergegevens die het onderhoud nodig heeft.
- Doel: de overeengekomen hosting, het onderhoud of de technische ondersteuning leveren.
- Grondslag: hier zijn wij verwerker en geen verwerkingsverantwoordelijke. Wij handelen op de gedocumenteerde instructies van de klant, onder een verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 AVG (artikel 24.4).
- Ontvangers: de subverwerkers die in die verwerkersovereenkomst staan (artikel 26.6).
- Bewaartermijn: wat de verwerkersovereenkomst bepaalt, inclusief de teruggave of verwijdering aan het einde (artikel 24.5).
4.17 Beveiliging van de website en serverlogs
- Gegevens: IP-adres, browsergegevens, opgevraagde pagina, tijdstip en foutmeldingen in de gewone logbestanden van de webserver.
- Doel: de website veilig, stabiel en technisch werkend houden, en misbruik van het formulier tegengaan.
- Grondslag: ons gerechtvaardigd belang, uitgewerkt in hoofdstuk 8.
- Ontvangers: Netsons, als beheerder van de server waarop die logbestanden ontstaan.
- Bewaartermijn: volgens de door Netsons bevestigde criteria: zolang dat nodig is voor de uitvoering van de hostingovereenkomst of een wettelijke plicht, waarna de logs automatisch worden verwijderd. Netsons hanteert geen vaste maximumtermijn. Logs van de web- en mailserver zijn via een formele procedure tot maximaal 180 dagen terug opvraagbaar; dat is een beschikbaarheidsvenster en geen gegarandeerde verwijdertermijn. Zie hoofdstuk 6.
De teller die het formulier tegen overbelasting beschermt slaat uw IP-adres niet op. Hij bewaart een onomkeerbare versleutelde afdruk daarvan plus een tijdstempel, en telt niets mee dat ouder is dan tien minuten. Die afdruk is genoeg om een herhaalde verzending te herkennen en te weinig om iemand mee te identificeren.
4.18 Registratie van uw cookiekeuze
- Gegevens: lokaal: welke categorieën u hebt toegestaan of geweigerd, tijdstippen, de versie van het cookiebeleid, versie en taal van de banner, de gebruikte knop, de vorige keuze en, na toestemming, een willekeurig bewijsnummer. Centraal registreren wij alleen toestemmingen en de wijzigingen of intrekkingen daarna, met diezelfde gegevens en de tijd van onze server.
- Doel: uw keuze uitvoeren, en een positieve toestemming controleerbaar kunnen aantonen.
- Grondslag: het nakomen van onze wettelijke plicht om toestemming te kunnen aantonen. Voor het opslaan zelf is geen toestemming nodig, omdat die opslag strikt noodzakelijk is om uw keuze te kunnen respecteren.
- Ontvangers: 4Fixing en Netsons als onze hostingverwerker. Het centrale bewijs bevat geen naam, e-mailadres, IP-adres, user-agent of formuliergegevens. Een eerste weigering blijft alleen in uw browser.
- Bewaartermijn: de keuze in uw browser twaalf maanden, en eerder verwijderd als u de opslag wist of het cookiebeleid van versie wisselt. De centrale bewijsketen wordt verwijderd 14 maanden nadat de toestemming vervalt of wordt ingetrokken, dus maximaal ongeveer 26 maanden na de laatste positieve keuze als zij de volle twaalf maanden actief blijft. Na verwijdering kan een kopie nog maximaal 31 dagen in de cyclische hostingback-up staan.
4.19 Websitestatistieken via Google Analytics
- Gegevens: gegevens over uw bezoek en een door Google toegekende identificator. Naast bezochte pagina's en de duur meten wij scrollen, uitgaande klikken, zoeken op de site, videogebruik, downloads en interacties met formulieren. Google verzamelt daarbij metagegevens over de locatie op stadsniveau en gedetailleerde apparaatgegevens.
- Doel: begrijpen welke pagina's worden gebruikt, zodat wij de site kunnen verbeteren.
- Grondslag: uw toestemming. Zonder toestemming wordt de meetcode niet geladen.
- Ontvangers: Google.
- Bewaartermijn: 14 maanden voor gebeurtenis- en gebruikersgegevens, waarna Google ze verwijdert. De termijn begint opnieuw bij nieuwe activiteit van dezelfde bezoeker.
4.20 De kaart op de startpagina en de contactpagina, Google Maps
- Gegevens: uw IP-adres en browsergegevens, die Google ontvangt op het moment dat de kaart laadt.
- Doel: laten zien waar onze werkplaats is.
- Grondslag: uw toestemming voor externe inhoud. Geeft u die niet, dan blijft de kaart een leeg vlak met een knop en gaat er niets naar Google.
- Ontvangers: Google.
- Bewaartermijn: bepaald door Google, want wij ontvangen deze gegevens zelf niet.
4.21 WhatsApp
- Gegevens: uw telefoonnummer, uw profielnaam en de inhoud van het gesprek.
- Doel: uw vraag beantwoorden via het kanaal dat u zelf hebt gekozen.
- Grondslag: maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, of de uitvoering daarvan. Een WhatsApp-bericht is een aanvraag, tenzij 4Fixing uitdrukkelijk anders bevestigt (artikel 4.1).
- Ontvangers: Meta, dat WhatsApp levert en het berichtenverkeer onder zijn eigen voorwaarden verwerkt.
- Bewaartermijn: wij verwijderen het gesprek uiterlijk zes maanden na het laatste bericht, of eerder op uw verzoek. Gaat het gesprek over een lopende opdracht, dan gaat het relevante deel naar het reparatiedossier.
De WhatsApp-knop op onze site is een gewone link. Er staat geen code van Meta op onze pagina's en er gaat niets naar Meta zolang u niet zelf op die knop klikt. Wilt u Meta erbuiten houden, gebruik dan e-mail of de telefoon.
4.22 Beheer van onze e-mail
- Gegevens: alles wat er in onze mailbox binnenkomt en uitgaat, inclusief bijlagen.
- Doel: onze correspondentie voeren en kunnen terugvinden.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting voor zover het om administratie gaat, en ons gerechtvaardigd belang bij een werkbaar archief.
- Ontvangers: Netsons als aanbieder van de mailomgeving.
- Bewaartermijn: correspondentie zonder administratieve waarde ruimen wij binnen twee jaar op, de rest volgt de termijn van het dossier waar die bij hoort.
5. Aan wie wij gegevens verstrekken
Wij verkopen geen persoonsgegevens en wij gebruiken ze niet voor advertenties van derden. Dit zijn de partijen die gegevens van ons kunnen ontvangen.
- Netsons, de aanbieder van de hosting van deze website en van onze zakelijke e-mail. Netsons verwerkt daarbij persoonsgegevens in onze opdracht. Hoofdstuk 6 legt uit wat de hosting levert en waar uw gegevens staan.
- Ons administratiekantoor, voor de boekhouding en de aangiften. Het ontvangt facturatiegegevens, niet uw reparatiedossier en nooit de inhoud van uw apparaat.
- Onze juridische en fiscale adviseurs, uitsluitend wanneer een concreet dossier daarom vraagt. De contractuele tekst van deze site is opgesteld door Pavan Geraedts Practice in een onafhankelijke juridische en GRC-adviesrol. Die partij is geen partij bij een Overeenkomst tussen 4Fixing en een Klant en aanvaardt geen operationele verplichting uit die Overeenkomst (artikel 1.4).
- Onze verzekeraar, wanneer wij een schade melden die met uw opdracht te maken heeft.
- Leveranciers van onderdelen, voor bestellingen en garantieaanspraken. Zij krijgen het model of het onderdeelnummer, en uw naam alleen wanneer dat niet anders kan.
- Google, voor de websitestatistieken en voor de kaart op de contactpagina, en uitsluitend nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Voor een deel van de statistiekgegevens is Google geen verwerker voor ons, maar zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, zie hoofdstuk 6.
- Meta, wanneer u zelf voor WhatsApp kiest als contactkanaal.
- Bevoegde autoriteiten, zoals de politie, de Belastingdienst, de Autoriteit Persoonsgegevens of een rechter, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Niets belet een rechtmatige melding aan een autoriteit, een toezichthouder, een rechter of een beroepsmatig adviseur (artikel 25.5).
6. Hosting, e-mail en doorgifte buiten de EER
Deze website en onze zakelijke e-mail draaien in de hostingomgeving van Netsons, dat daarbij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt.
Wij hebben de leverancier schriftelijk om die gegevens gevraagd en op 23 augustus 2026 antwoord gekregen. Dit is wat er is bevestigd:
- de hosting wordt contractueel geleverd door Netsons S.r.l., gevestigd aan de Via Tirino 99, 65129 Pescara, Italië;
- de website en de mailboxen van dit pakket staan in een datacentrum in Milaan, aan de Via Caldera 21;
- de back-ups staan in dezelfde infrastructuur in Milaan en worden 31 dagen bewaard voordat zij worden overschreven;
- de enige subverwerker voor dit pakket is de beheerder van dat datacentrum, eveneens in Italië;
- de ondersteuning op afstand wordt vanuit Italië geleverd, inclusief het support dat bij de gehoste gegevens kan;
- op ons contract is een verwerkersovereenkomst van toepassing die integraal onderdeel van dat contract is, samen met een document over de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
Alles wat met de hosting te maken heeft blijft dus in Italië, en Italië ligt binnen de Europese Economische Ruimte. Voor de hosting en de e-mail is er daarom geen doorgifte naar een land buiten de EER. Wij baseren dat op het schriftelijke antwoord van de leverancier en niet op het IP-adres waarop de server antwoordt, want dat zegt hier niets bindends over.
Voor de partijen buiten onze hostingomgeving geldt het volgende. Met Google gelden voor ons Analytics-account de Google Ads Data Processing Terms, die op 15 augustus 2018 zijn aanvaard. Daarnaast staat in dat account de optie aan om gegevens met Google te delen ter verbetering van de producten en diensten van Google. Voor dat gedeelde deel treedt Google op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke onder afzonderlijke voorwaarden, eveneens aanvaard op 15 augustus 2018, en niet als verwerker die voor ons handelt. Google verklaart die gegevens niet te gebruiken voor eigen advertentiepersonalisatie of advertentietargeting. Google en Meta kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder de waarborgen die zij daarvoor in hun eigen voorwaarden beschrijven. Beide komen alleen in beeld nadat u daar zelf voor kiest, door toestemming te geven of door op de WhatsApp-knop te klikken. Verder verstrekken wij niets aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte.
7. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren per categorie, en niet met één termijn voor alles. Gegevens van een apparaat en inloggegevens staan opzettelijk aan de korte kant, facturen aan de lange, omdat de wet dat voorschrijft.
- Onbeantwoorde of afgeronde aanvragen zonder opdracht: zes maanden.
- Afgewezen of verlopen offertes: twaalf maanden.
- Aangenomen reparatieopdrachten en reparatiebevestigingen: vijf jaar na afronding, zodat een aanspraak of een geschil nog te behandelen is zolang dat naar Nederlands recht kan spelen.
- Facturen en fiscale bescheiden: zeven jaar, de wettelijke bewaarplicht.
- Garantiedossiers: vijf jaar na afronding van het werk.
- Klachtdossiers: vijf jaar na afsluiting.
- Herstelde gegevens: uiterlijk dertig dagen na levering, eerder op uw verzoek.
- Tijdelijke diagnosebestanden: verwijderd zodra het apparaat de werkplaats verlaat, uiterlijk zeven dagen daarna.
- Toegangscodes en inloggegevens: verwijderd zodra het werk klaar is en het apparaat terug is, uiterlijk zeven dagen daarna, en nooit opgeslagen in het klantdossier.
- Serverlogs: die ontstaan op de servers van Netsons in Italië. Netsons bewaart ze zolang dat nodig is voor de uitvoering van de hostingovereenkomst of een wettelijke plicht en verwijdert ze daarna automatisch; het hanteert geen vaste maximumtermijn. Logs van de web- en mailserver zijn via een formele procedure tot maximaal 180 dagen terug opvraagbaar. Dat is een beschikbaarheidsvenster en geen gegarandeerde verwijdertermijn. De teller tegen misbruik van het formulier telt niets mee dat ouder is dan tien minuten.
- Registratie van uw cookiekeuze: in uw eigen browser twaalf maanden, en eerder als u die wist of als het cookiebeleid van versie wisselt. Centraal bewijs van toestemming en de wijzigingen of intrekkingen daarna: 14 maanden na het vervallen of intrekken, maximaal ongeveer 26 maanden na de laatste positieve keuze; daarna nog maximaal 31 dagen in de cyclische hostingback-up.
- Projecten voor digitale diensten: de duur van de opdracht, daarna volgens de verwerkersovereenkomst.
- Back-upkopieën van de hostingomgeving: 31 dagen, daarna worden zij overschreven. Zij staan in het datacentrum in Milaan, zie hoofdstuk 6.
- WhatsApp-gesprekken: uiterlijk zes maanden na het laatste bericht, eerder op uw verzoek. Gaat het gesprek over een lopende opdracht, dan volgt het relevante deel het reparatiedossier.
- Gegevens die bij Google staan: voor de websitestatistieken 14 maanden, met herstart van de termijn bij nieuwe activiteit van dezelfde bezoeker. Voor de kaart bepaald door Google, want die gegevens ontvangen wij zelf niet.
- E-mail zonder administratieve waarde: twee jaar.
Loopt er een klacht, een garantieaanspraak of een geschil, dan bewaren wij het betrokken dossier tot dat is afgehandeld, ook wanneer de termijn hierboven eerder zou aflopen.
8. Gerechtvaardigde belangen en de afweging die wij maken
Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hoort daar een afweging bij tegen uw belangen en rechten. Dit zijn de vier gevallen, en de afweging per geval.
8.1 De website veilig en beschikbaar houden
Belang: voorkomen dat het formulier wordt misbruikt voor spam of overbelasting, en storingen kunnen opsporen. Noodzaak: zonder logbestanden en zonder teller is een aanval niet te onderscheiden van gewoon verkeer. Waarborgen: de teller bewaart een onomkeerbare afdruk van het IP-adres in plaats van het adres zelf, het venster is tien minuten, er wordt geen profiel opgebouwd, en deze gegevens worden nooit voor marketing gebruikt. Afweging: de inbreuk is klein en tijdelijk, terwijl het belang iedere bezoeker raakt, dus dat belang weegt hier zwaarder.
8.2 Zakelijke aanvragen beantwoorden
Belang: reageren op iemand die namens een bedrijf schrijft, waarbij de overeenkomst met dat bedrijf zou worden gesloten en niet met die persoon zelf. Noodzaak: zonder naam en e-mailadres van de contactpersoon is er geen antwoord mogelijk. Waarborgen: alleen zakelijke contactgegevens, geen verrijking uit andere bronnen, en dezelfde korte termijn als voor andere aanvragen. Afweging: u verwacht een antwoord op uw eigen bericht, dus dit is geen verrassing.
8.3 Bewijs bewaren voor aanspraken, garantie en geschillen
Belang: kunnen aantonen wat is afgesproken en wat is gedaan, en verweer kunnen voeren. Noodzaak: een reparatiedossier zonder geschiedenis maakt zowel uw aanspraak als ons verweer onbewijsbaar. Waarborgen: het dossier bevat het werk en het apparaat, niet de inhoud van uw bestanden, en de termijn is vijf jaar en niet onbepaald. Afweging: dit werkt in twee richtingen, want hetzelfde dossier onderbouwt ook uw garantieaanspraak.
8.4 Misbruik en onrechtmatige opdrachten weren
Belang: geen werk uitvoeren dat berust op ontbrekende bevoegdheid, fraude of een onrechtmatige instructie, zoals artikel 5.4 toelaat. Noodzaak: die beoordeling kan alleen op basis van wat wij bij de inname zien en horen. Waarborgen: wij zoeken niet actief in de inhoud van apparaten, en wij leggen hierover niets vast tenzij daar aanleiding voor is. Afweging: het beschermt ook de rechtmatige eigenaar van een apparaat.
Tegen een verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken. Hoe dat werkt staat in hoofdstuk 10.
9. Welke velden verplicht zijn, en wat er gebeurt als u ze leeg laat
In het contactformulier zijn vier velden verplicht, plus één vinkje.
- Uw naam, zodat wij u kunnen aanspreken en het dossier kunnen koppelen.
- Uw e-mailadres, omdat wij daarop antwoorden.
- Het soort apparaat, omdat wij anders niet kunnen beoordelen of wij het repareren.
- Uw omschrijving van de storing, omdat daar de hele beoordeling op rust.
- Het vinkje dat u dit privacybeleid hebt gelezen. Een formulier dient te bevestigen dat de Klant de privacyverklaring heeft gelezen, en toestemming wordt uitsluitend gevraagd waar de betreffende verwerking daadwerkelijk op toestemming berust (artikel 24.8). Dit vinkje is dus een bevestiging en geen toestemming, want de verwerking van uw aanvraag berust niet op toestemming maar op uw verzoek zelf.
Laat u een van die velden leeg, dan wordt het formulier niet verzonden en ontvangen wij niets. Een ander gevolg is er niet, want wij houden geen lijst bij van niet afgemaakte formulieren.
Uw telefoonnummer is uitdrukkelijk optioneel. Wij hebben uw e-mailadres al, dus voor iedere aanvraag een tweede kanaal verplicht stellen zou meer gegevens vragen dan het doel nodig heeft. Vult u het in, dan gebruiken wij het alleen om over uw aanvraag te bellen of te appen.
Het model van uw apparaat is optioneel maar helpt, want daarmee kunnen wij vaak al iets zeggen over de beschikbaarheid van een onderdeel. Zet in het vrije tekstveld geen wachtwoorden, betaalgegevens, medische informatie of verificatiecodes, want dat veld komt in een gewone e-mail terecht en dat is daarvoor niet de juiste plaats.
10. Uw rechten
U heeft tegenover ons de volgende rechten.
- Inzage, een kopie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
- Rectificatie, onjuiste gegevens laten corrigeren en onvolledige laten aanvullen.
- Verwijdering, voor zover wij de gegevens niet nodig hebben voor een lopende opdracht, een geschil of een wettelijke bewaarplicht.
- Beperking, de verwerking tijdelijk stilleggen, bijvoorbeeld terwijl uw bezwaar loopt.
- Bezwaar, tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang berust, op grond van uw specifieke situatie.
- Overdraagbaarheid, de gegevens die u ons zelf hebt verstrekt in een gangbaar formaat ontvangen, voor zover de verwerking op toestemming of op een overeenkomst berust en geautomatiseerd verloopt.
- Toestemming intrekken, op elk moment, en net zo eenvoudig als u die gaf. Voor cookies gaat dat via de link Cookie-instellingen onderaan iedere pagina. Intrekken werkt vooruit en maakt de verwerking van daarvoor niet onrechtmatig.
Stuur uw verzoek naar info@4fixing.com, of geef het af op ons adres. U hoeft niet uit te leggen waarom, behalve bij een bezwaar, want daar is uw specifieke situatie nu juist de grond.
10.1 Binnen welke termijn u antwoord krijgt
Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Is uw verzoek complex, of hebben wij er meerdere van u tegelijk, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen. Wij laten u dat dan binnen die eerste maand weten, met de reden. Deze termijn staat los van de 14 dagen uit artikel 30.4, die gelden voor klachten over onze dienstverlening.
10.2 Hoe wij vaststellen dat u het bent
Wij mogen uw gegevens niet aan iemand anders geven, dus bij twijfel controleren wij eerst wie er vraagt. Dat doen wij zo licht als mogelijk: meestal door te antwoorden op het adres dat al in het dossier staat, of door een vraag te stellen die alleen u en wij kunnen beantwoorden, zoals het factuurnummer of de storing waarvoor u het apparaat bracht. U kunt ook langskomen op ons adres. Wij vragen u geen kopie van uw identiteitsbewijs te sturen.
10.3 Klagen over hoe wij met uw gegevens omgaan
Zeg het ons eerst, dan kunnen wij het rechtzetten. U kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Dat recht heeft u ongeacht of u ons eerst hebt benaderd. Gaat uw klacht niet over privacy maar over de reparatie zelf, dan is onze klachtenregeling de route.
11. Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u in vergelijkbare mate treffen. Wij stellen geen profielen op, wij beoordelen aanvragen met de hand, en wij gebruiken uw gegevens niet om prijzen op u af te stemmen.
12. Hoe wij gegevens beveiligen
Onze werkplaats is afgesloten en apparaten liggen niet in de winkelruimte. 4Fixing beperkt de toegang tot Apparaten, inloggegevens, herstelde gegevens en projectsystemen tot medewerkers en dienstverleners die die toegang nodig hebben en aan passende geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen zijn gebonden (artikel 25.3). Het verkeer naar deze website loopt versleuteld, het formulier is beschermd tegen geautomatiseerd misbruik, en herstelde gegevens staan op werkopslag die na de afgesproken termijn wordt gewist. Volledige zekerheid bestaat niet, dus denkt u dat u een zwakke plek in onze site of onze werkwijze hebt gevonden, meld het ons dan op info@4fixing.com.
13. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij passen dit beleid aan wanneer onze werkwijze, onze leveranciers of de regelgeving veranderen. Onderaan deze pagina staat welke versie u leest en vanaf wanneer die geldt. Bij een wezenlijke wijziging, bijvoorbeeld een nieuwe ontvanger of een langere bewaartermijn, verhogen wij het versienummer. Dit privacybeleid heeft een eigen versienummer, los van dat van de Algemene Voorwaarden, omdat het die Voorwaarden aanvult zonder de contractuele omvang te wijzigen (artikel 24.2). Een nieuwe versie van deze pagina wijzigt uw Overeenkomst dus niet.
14. Contact
4Fixing
Witte de Withstraat 114H, 1057 ZG Amsterdam
E-mail: info@4fixing.com
Telefoon: +31 6 86475803
KVK: 74516728
BTW: NL002464233B56
Privacybeleid versie 1.4, van kracht vanaf 10 september 2026. Deze pagina vult de Algemene Voorwaarden aan en wijzigt de omvang daarvan niet (artikel 24.2).